Olá, tudo bem? Hoje vamos falar sobre os impressos que não podem faltar em seu evento e também algumas dicas de como torná-lo um sucesso absoluto!

Para começar, é importante definir o tipo e tamanho do evento, pois ele pode ser um evento aberto, como uma feira de negócios ou um evento fechado para convidados, como uma rodada de negócios ou uma palestra.

Definindo isto, o próximo passo é verificar a quantidade máxima de público. No caso de feiras de negócios você pode verificar a estimativa do público esperado com os organizadores. Para os eventos fechado você deve definir de acordo com a lotação máxima que o local recebe e também com sua estratégia.

Tendo esses dados em mãos é hora de providenciar com a gráfica a impressão dos materiais. Vale a pena investir em:

Impressos que não podem faltar em seu evento: folder, pasta e materiais de anotação.

• Convites: envie um material personalizado para aumentar o número de interessados em seu evento.
• Flyer: o flyer é um ótimo material para divulgar o seu evento e chamar público.
• Folder: por ser um material mais nobre, o folder deve ser usado para divulgar sua empresa no próprio evento.
• Crachás: O crachá é uma ótima ferramenta para auxiliar seus convidados no network. Desta forma, fica visível o nome da empresa e do convidado.
• Bloco de Anotações: Se o seu evento é uma palestra ou uma convenção, por exemplo, o bloco de anotações é essencial, pois o seu convidado poderá anotar todos os detalhes do evento.
• Pastas e Envelopes: Para alguns eventos, como as convenções e workshops é muito interessante ter uma pasta ou evelope para organizar os papéis recebidos no próprio evento.
• Banner: É uma ótima ferramenta de exposição. Além disso, dependendo das informações disponíveis você poderá utilizar o mesmo material em diversos eventos.
• Cadernos, agendas e calendários: Podem ser usados como brindes e são sucesso absoluto. São ótimas ferramentas para que sua marca seja vista e lembrada o ano inteiro.
• Sacolas: Você deve investir em sacolas se estiver participando de uma feira de negócios ou algum outro tipo de evento onde o seu convidado saia com muitos materiais. A sacola é uma excelente publicidade itinerante.

Para garantir o sucesso do seu evento, é importante que você o divulgue bem e confirme a presença dos convidados alguns dias antes, assim, conseguirá acertar na quantidade de coffee break contratado (se houver). Faça uma lista para o check-in dos convidados, dessa forma, você conseguirá saber quais convidados estiveram presentes e ausentes para tomar as ações pós-evento.

É importante também ser pontual e respeitar aqueles que chegaram no horário. Para isso, estabeleça o cronograma de atividades no convite e inicie sempre com as atividades menos importantes.

Lembre também de verificar a temperatura do local, proporcionando um ambiente agradável. Separe sempre água para os convidados, mesmo que não ofereça coffee break em seu evento. Verifique a limpeza do local e dos toaletes com antecedência e, caso tenha apresentações no telão, solicite ao apresentador ou palestrante a versão da apresentação com ao menos 1 dia de antecedência para testes.

A Gráfica Cartex tem a qualidade e o maquinário certo para o seu evento, seja em offset para grandes quantidades de impressos, seja digital para pequenas quantidades e dados variáveis ou então em grandes formatos para banners e faixas. Fale com a equipe de atendimento e tenha a garantia de um evento de sucesso!