Olá, tudo bem? Hoje vamos falar sobre como organizar uma feira e/ou exposição.

Você muito provavelmente já deve ter visitado uma feira de negócios ou uma exposição. Então sabe da grandeza e magnitude que um evento desses tem!

Organizar este tipo de evento requer tempo, cuidado e muito planejamento, pois é preciso pensar nos processos que antecedem o evento, nos processos que ocorrem durante o evento e na ações que a empresa vai tomar no pós-evento, afinal, nenhuma empresa vai investir tão alto para expor e não tomar nenhuma ação posterior ao evento.

Para facilitar sua vida, vamos explicar aqui os principais itens para que você possa organizar uma feira ou exposição de forma prática. É claro que cada evento tem as suas características e particularidades, mas vamos explorar aquilo que cabe a todos e a qualquer evento.

Pré-Evento

É no pré-evento onde há mais trabalho a ser desenvolvido e detalhes a serem cuidados. É muito comum que grandes eventos comecem a ser trabalhados com 1 ano de antecedência e, ainda assim, mesmo com muito planejamento, pode correr-se o risco de esquecer algo importante. Por isso, nossa dica é que a primeira coisa a se providenciar é um check-list. Desta forma você conseguirá acompanhar de fato o andamento e o status de todos os itens.

Além disso, as grandes organizadoras de feiras costumam enviar para seus expositores com cerca de um ano de antecedência um manual informando as regras do evento, o que é e o que não é permitido, as informações de horários de montagem e desmontagem de stand, os dias e horários em que o evento acontecerá e diversas outras informações importantes e pertinentes.

Vale a pena ressaltar que nestes tipos de eventos é o expositor quem deve solicitar ponto de água e esgoto, quando necessário, levar seus extintores de acordo com as normas vigentes e também não esquecer de providenciar toda a questão burocrática quanto as normas trabalhistas de quem estiver atuando, principalmente contratados terceirizados, pois os fiscais do Ministério do Trabalho costumam fiscalizar a documentação desses contratados.

Se você for usar um stand padrão, daqueles que a própria organizadora prepara e você pode apenas adesivar e interferir pouco, pode deixar para providenciar isso com cerca de 2 meses antes da feira. Mas se você for precisar montar um stand personalizado, então o ideal é que você comece a buscar fornecedores e orçamentos com cerca de 10 meses de antecedência.

Pode parecer muito tempo, mas não é! Lembre-se que você precisa buscar fornecedores, orçar, montar projetos, aprovar internamento em sua empresa, em alguns casos, enviar o projeto para que a organizadora do evento aprove também, e aprovar para que o fornecedor comece a fabricar as peças do projeto. Há stands que chegam ser muito maior que 250m² ou seja, maior que muita casa! Então o tempo de construção precisa ser considerável também.

Com 6 meses antes, elabore o Save The Date e comece a enviar para seus clientes, dessa forma, eles já podem se programar e guardar a data. Além disso, se o evento ocorrer em outra cidade ou estado e for muito distante, este é o tempo ideal para buscar e reservar hotéis, voos, translado, etc.

Pense também se você irá servir algum tipo de coquetel e/ou bebida e comece a orçar fornecedores, bem como serviço de buffet, se for o caso. Não deixe este item para a última hora!

Levante o seu orçamento disponível para a distribuição de brindes e busque um fornecedor. Lembre-se que a maior parte dos brindes vem da China, por isso, é muito importante que este item comece a ser visto com, no mínimo, 6 meses de antecedência. Assim, você não corre o risco de ficar sem o item na data do evento.

Com cerca de 4 meses antes, comece a desenvolver todo o material gráfico: convites, catálogos e/ou folders, fichas, cartas de agradecimento, sacolas, embalagens, banners, adesivos e tudo mais o que for necessário. Contrate um profissional de design para que o seu material fique com uma aparência profissional e, assim, você possa captar ainda mais clientes no evento.

É nesse momento também que você deve buscar alguém para produzir um vídeo institucional, que ficará passando durante o dia todo em uma TV instalada no stand. Essa TV traz dinamismo ao seu stand.

Com cerca de 2 meses antes envie pelo correio os convites. Você pode enviar por e-mail em massa e para as pessoas mais importantes, impresso. Na Gráfica Cartex é possível, inclusive, imprimir materiais com dados variáveis, ou seja, você pode imprimir o convite com o nome do convidado, para que ele se sinta ainda mais prestigiado pelo convite.

Um mês antes, revise todo o seu check-list e confirme todos os itens com todos os fornecedores. Tire todas as dúvidas com todos eles, caso haja alguma e vá atrás daquilo que ainda não foi providenciado, caso tenha esquecido de alguma coisa.

Uma semana antes organize todo o material gráfico, brindes e todos os itens que serão enviados para a feira. Confirme se toda a parte burocrática está feita e ligue para os convidados mais importantes para lembrá-los da data.

Três dias de antecedência é o prazo que as organizadoras costumam passar para que os expositores montem seus stands, por isso, vá até o pavilhão e acompanhe a montagem dos stands. Veja também se todas as credenciais foram emitidas e solicite, caso tenha esquecido alguém.

Um dia antes, deixe todo o stand limpo e organizado para o grande dia. Teste o leitor de código de barras/QRcode para captar os dados dos visitantes do stand. Teste também todos os eletrônicos e deixe-os em ponto de funcionamento.

Vá para a casa ou o hotel onde está hospedado e descanse, pois a jornada de expositor é gratificante, porém cansativa.

Durante o Evento

Certifique-se de que a todo momento tudo em seu stand está em ordem. Deixe pessoas responsáveis pelo abastecimento de comida e bebida, brindes, materiais gráficos etc.

Capte as informações dos visitantes de seu stand com o leitor de códigos de barras ou QR Code. Este leitor costuma ser locado pela própria organizadora e é um excelente custo benefício, pois a captação é simples e rápida: basta apontar o leitor na credencial do visitante e a organizadora depois enviará um arquivo com as informações já em uma planilha para você.

É muito importante calcular bem os materiais gráficos, alimentos e insumos no geral que serão distribuídos no evento. No entanto, pode acontecer de passar mais visitantes do que esperado e esses insumos acabarem antes do previsto, por isso, deixe seus fornecedores de sobreaviso a respeito de qualquer eventualidade, para que você possa contar com ele caso essa situação ocorra e, assim, não o pega totalmente de surpresa. Dessa forma, seu fornecedor conseguirá te atender com a qualidade esperada. Mas lembre-se, é comum que muitos fornecedores cobrem taxa de urgência, por isso, planeje bem o seu orçamento e deixe sempre um fundo de reserva para imprevistos.

Falando em imprevistos, pense em tudo o que possa dar errado no dia para ter sempre um plano B e saber como agir rápido em caso de problemas. Sim, pode ser que aquela TV que estava funcionando no dia anterior pare repentinamente de funcionar no dia seguinte, causando o maior transtorno, ou outras coisas deste tipo. Então, vá preparada para lidar com situações que não estavam planejadas.

No último dia de evento, após o horário de término é hora de iniciar a desmontagem do stand. Retire seus pertences pessoais e/ou eletrônicos, por exemplo, e deixe somente a estrutura para que a empresa que o montou venha fazer o trabalho de desmontagem depois.

Pós-evento

Assim que o evento finalizar é importante que você tenha em mãos os dados de quem visitou seu stand. Se você tiver alugado o leitor de códigos de barra/QR code, pode ser que tenha que esperar por um ou dois dias para que a empresa possa enviar as informações.

Por isso, mesmo que tenha alugado o equipamento, anote em um caderno o nome dos clientes e conhecidos que passaram pela feira para que você e/ou sua equipe possa ligar e fazer um agradecimento formal, assim, quando os dados da organizadora chegarem, você pode disparar um e-mail junto com os dos demais visitantes.

É nesse momento que entra o trabalho da área comercial e de vendas, pois a partir daqui, com as informações em mãos, a equipe será direcionada para entrar em contato, apresentar melhor os produtos e serviços que sua empresa trabalha e, assim, estreitar relacionamentos com esses potenciais clientes e fortalecer a marca.

A exposição em feira também é interessante porque fortalece a parte institucional da empresa, afinal, não é qualquer entidade que tem condições e estrutura para arcar com um evento desta magnitude. Então, por um bom período será possível também explorar o que aconteceu na feira e mostrar por notícias enviadas via newsletter, blog, mala direta e outros materiais.

Este é o momento de você explorar ao máximo os desafios e resultados que este evento proporcionou e trazer de volta todo o investimento feito no decorrer de praticamente um ano inteiro.

Lembre-se: A Gráfica Cartex tem uma estrutura capaz de atender sua empresa para todos os tipos de eventos, inclusive para o *envio do material direto em seu stand. Fale com um atendente e surpreenda-se com a qualidade e confiabilidade que só a Gráfica Cartex tem!

*Datas e locais precisam ser avaliados e combinados previamente.